Personal Data Protection Notice

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE

The Protection of Your Personal Data is Important to Us

We at Agensi Pekerjaan Permit Pro Consultancy Sdn. Bhd., Permit Pro Services Sdn. Bhd. and its related entities (“we”, “us” or “our”) are committed to protecting your personal data and respecting the privacy of individuals. This Personal Data Protection Notice (“Notice”) sets out how we collect, process, store, disclose and protect your personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”) and ensure that any personal data we collect about you is treated with the appropriate degree of protection and confidentiality.

By continuing to access our website, using our products and services, engaging with us over the phone, via email, in person or by any other means, or when you voluntarily provide your personal data to us, you warrant that you are at least 18 years of age and consent to our collection, storage, use and disclosure of your personal data as described in this Notice.

What Personal Data Do We Collect?

The personal data that we may collect from you for the purposes listed below includes but is not limited to:

personal identification information such as name, age, NRIC or passport number, gender, date of birth, marital status, nationality, place of birth, mother’s maiden name, personal document details (i.e. visa, work permit)

contact information such as residential address, email address, telephone number
career history such as employer information, job description, skills records, date of employment, remuneration and benefits, work location details
educational background such as education level, academic records
images (still/recording) / photo
information on your spouse, child and/or other family members, where applicable
payment-related information such as billing details and transaction amount
other information we collected from your interaction with us and use of our website

(collectively referred to as the “personal data”)

Where you provide personal data of any third party to us, consent is deemed to have been given to us to process and disclose the third-party individual’s personal data.

We may collect certain payment-related information necessary to facilitate transactions, such as your name, billing details and transaction amount. However, we do not collect, process or store sensitive financial information such as your credit or debit card numbers or banking credentials. All payment transactions are securely processed by our third-party payment gateway service provider, Billplz Sdn. Bhd. These third-party payment gateway service providers are subjected tpoliciesr own respective privacy policy available on their website.

You acknowledge that you provide the personal data to us voluntarily. Where it is indicated that it is mandatory for you to provide your personal data to us, failure to provide such information may result in us not being able to perform our services.

Why Do We Collect Personal Data?

We will collect and process your personal data to (where applicable):

provide immigration support, visa and/or consular services
provide advice and consultation on all application matters, procedures, requirements and general consultation in relation to the provision of services
prepare, arrange, coordinate and manage online and offline applications, information and documents with the relevant approval agencies, regulatory bodies and/or visa issuing authorities.
liase and communicate with you with regards to the provision of services including reporting requirements and reminders on application status and provide regular updates and latest developments on applicable rules and guidelines
provide and coordinate support services such as despatch services
process and facilitate payment related transactions through third-party payment gateway service providers
comply with applicable legal, regulatory and contractual obligations
maintain internal records for administrative, audit and reporting purposes

(collectively referred to as the “purposes”).

How Do We Collect Personal Data?

We will only collect personal data by lawful and fair means. We collect personal data from time to time, when you fill up documents physically and/or electronically, liase with us or our consultants, or when you voluntarily give it to us in person, over the telephone, through websites, supporting documents or from third parties you have consented to.

By providing your personal data to us, you consent to us processing your personal data in accordance with this Notice, and you confirm that all personal data provided by you is accurate and complete, and that none of it is misleading or out of date. You will promptly update us in the event of any change to your personal data.

Consequences of Not Providing Us Your Personal Data?

Although you are not obliged to provide us with your personal data, we will not be able to fulfil the purposes set out in this Notice, including but not limited to, providing you with our products or services or fulfil our contractual and/or legal obligations if you fail to provide all requested information.

How Do We Keep Your Information Secure?

The protection of your personal data is important to us. We take the security of your personal data seriously and implement appropriate technical and organization measures to protect it against loss, misuse, unauthorised access, disclosure, alteration or destruction in accordance with the PDPA.

How Long Will Your Personal Data Be Retained?

We will retain your personal data only for as long as is necessary to fulfil the purposes for which it was collected or for any other lawful purposes. The retention period will also consider applicable legal, regulatory, tax, accounting or operational requirements. Upon the expiry of the retention period and/or once your personal data is no longer required for these purposes and in accordance with contractual requirements, we will take reasonable steps to ensure that it is destroyed, deleted, anonymised or otherwise permanently removed from our systems.

Disclosure to Third Parties

Your personal data may be disclosed to the Immigration Department of Malaysia (JIM), approving bodies like the Ministry of Tourism, Arts and Culture (MOTAC), Malaysian Investment Development Authority (MIDA), Central Bank of Malaysia (BNM), Civil Aviation Authority of Malaysia (CAAM), Companies Commission of Malaysia (SSM), Inland Revenue Board (LHDN), government agencies and embassies for the purposes set out in this Notice.

We may disclose your personal data to third parties where it is necessary for the purposes set out in this Notice. Such third parties may include third party payment gateway service providers and any other service providers engaged by us to perform services on our behalf. We will take reasonable steps to ensure that such third parties process your personal data only for the purposes for which it was disclosed and in accordance with applicable data protection laws and appropriate confidentiality and security obligations.

We may also disclose your personal data where such disclosure is required under the law, court orders or pursuant to guidelines issued by regulatory or other relevant authorities, if we reasonably believe that we have a lawful right to disclose your personal data to any third party or that we would have had your consent for such disclosure if you had known of the same, and/or if the disclosure is in the public interest.

Transfer of Personal Data Outside of Malaysia

Your personal data may be transferred to, stored in, or accessed from locations outside of Malaysia, where necessary for the purposes set out in this Notice by our service providers. Where such cross-border transfers occur, we will take reasonable steps to ensure that your personal data continues to be protected in a manner consistent with the requirements of the PDPA and appropriate contractual, organizational and technical safeguards are implemented to protect your personal data. Such transfers will only be carried out where permitted under applicable laws and for the purposes disclosed in this Notice.

Your Rights as a Data Subject

Under the PDPA, you are entitled to the following rights:

a) Right of Access

You have the right to request access to, and a copy of your personal data held by us.

b) Right to Correction

You have the right to request to update or correct your personal data held by us.

c) Right to Withdraw Consent

You have the right to withdraw your consent for the processing of your personal data, subject to applicable laws. If you withdraw your consent for us to process your personal data, we may be unable to continue providing our services to you.

d) Right to Prevent Processing

You have the right to request that we stop processing your personal data for a specific purpose.

e) Right to Data Portability

You have the right to request us to transfer the personal data you have provided to another organization.

Use Of Cookies

We may use cookies and similar tracking technologies on our website to enhance your browser experience, analyse website traffic, and support the functionality of our services. Cookies are small data files stored on your device that help us recognize your preferences and improve website performance. You may choose to disable or manage cookies through your browser settings; however, please note that doing so may affect the availability or functionality of certain features of our website. By continuing to use our website, you consent to our use of cookies as described in this Notice.

Amendments To This Notice

We reserve the right to update and amend this Notice from time to time. Any amendments to this Notice will be posted on our website.

In accordance with Section 7(3) of the PDPA, this Notice is issued in both English and Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistencies or discrepancies between the English version and the Bahasa Malaysia version, the English version shall prevail.

Contact Information

If you have any questions, complaints or wish to make a request regarding the processing of your personal data, please contact our Data Protection Officer at the following details:

Agensi Pekerjaan Permit Pro Consultancy Sdn. Bhd.

No.45A, 1st Floor,

Jalan Wan Kadir 2,

Taman Tun Dr. Ismail,

60000 Kuala Lumpur

Tel: 03- 7725 9988

E-mel: Data Protection Officer

Last Updated: 5 August 2026

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

Perlindungan Data Peribadi Anda Adalah Penting Bagi Kami

Kami di Agensi Pekerjaan Permit Pro Consultancy Sdn. Bhd., Permit Pro Services Sdn. Bhd. dan syarikat yang berkaitan dengannya (“kami”) berkomited untuk melindungi data peribadi anda dan menghormati privasi individu. Notis Perlindungan Data Peribadi (“Notis”) ini menjelaskan cara kami mengumpul, memproses, menyimpan dan menzahirkan data peribadi anda serta langkah-langkah perlindungan yang telah ditetapkan selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“PDPA”) bagi memastikan data peribadi anda yang telah dikumpul diperlakukan dengan tahap perlindungan dan kerahsiaan yang sesuai.

Dengan terus mengakses laman web kami, menggunakan produk and perkhidmatan kami, berkomunikasi dengan kami melalui telefon, emel, secara peribadi atau melalui cara-cara yang lain, atau apabila anda memberikan data peribadi anda secara sukarela, anda menjamin bahawa anda berumur sekurang-kurangnya 18 tahun dan bersetuju dengan pengumpulan, penyimpanan, penggunaan dan penzahiran data peribadi anda seperti yang dijelaskan di dalam Notis ini.

Apakah Data Peribadi Yang Kami Kumpulkan?

Data peribadi yang dikumpulkan daripada anda adalah bagi tujuan yang tersenarai dibawah termasuk tetapi tidak terhad kepada:

maklumat pengenalan diri seperti nama penuh, usia, nombor kad pengenalan atau nombor pasport, jantina, tarikh lahir, status perkahwinan, warganegara, tempat lahir, nama ibu sebelum berkahwin, maklumat dokumen peribadi (i.e visa, permit kerja)
maklumat hubungan seperti alamat tempat tinggal, alamat e-mel dan nombor telefon
sejarah kerjaya seperti maklumat majikan, maklumat jawatan dan tugas, rekod kemahiran, tarikh bekerja, gaji dan faedah, maklumat tempat kerja
latar belakang pendidikan seperti tahap pendidikan, rekod akademik
imej (statik / rakaman) / foto
maklumat pasangan, anak dan/atau ahli keluarga, dimana berkenaan
maklumat berkaitan pembayaran seperti butiran bil dan jumlah transaksi
maklumat lain yang dikumpul daripada interaksi anda dengan kami dan penggunaan laman web kami

(dirujuk secara kolektif sebagai “data peribadi”)

Dimana anda memberikan data peribadi mana-mana pihak ketiga kepada kami, kebenaran dianggap telah diberikan kepada kami untuk memproses dan menzahirkan data peribadi pihak ketiga tersebut.

Kami mungkin akan mengumpul maklumat pembayaran yang diperlukan bagi memudahkan transaksi seperti nama anda, maklumat bil dan jumlah transaksi. Walaubagaimanapun, kami tidak mengumpul, memproses atau menyimpan maklumat kewangan sensitif seperti nombor kad kredit atau debit dan maklumat perbankan. Semua transaksi pembayaran diproses secara selamat oleh pembekal perkhidmatan pembayaran pihak ketiga, Billplz Sdn. Bhd. Pembekal perkhidmatan pembayaran pihak ketiga ini adalah tertakluk kepada dasar polisi tersendiri yang boleh didapati daripada laman web pihak tersebut.

Anda mengakui bahawa anda telah memberikan data peribadi anda kepada kami secara sukarela. Kegagalan anda untuk memberikan data peribadi yang wajib boleh menjejaskan keupayaan kami untuk memenuhi tujuan yang disenaraikan dibawah.

Mengapa Kami Mengumpul Data Peribadi?

Kami akan mengumpul dan memproses data peribadi anda untuk tujuan berikut (jika berkenaan):

menyediakan perkhidmatan sokongan imigresen, visa dan/atau konsular
memberikan nasihat dan khidmat rundingan mengenai permohonan, prosedur, keperluan dan perundingan umum berkaitan penyediaan perkhidmatan kami
menyediakan, mengatur, menyelaras dan mengurus permohonan, maklumat dan dokumen di dalam dan di luar talian dengan agensi kelulusan, badan kawalselia yang berkaitan dan/atau pihak berkuasa pengeluar visa
untuk menghubungi dan berkomunikasi dengan anda mengenai penyediaan perkhidmatan termasuk keperluan pelaporan dan peringatan status permohonan, memberikan kemas kini secara berkala dan perkembangan terkini mengenai peraturan dan garispanduan imigresen
menyediakan dan menyelaraskan perkhidmatan sokongan seperti perkhidmatan penghantaran
memproses dan memudahkan transaksi berkaitan pembayaran melalui penyedia perkhidmatan pembayaran pihak ketiga
mematuhi kewajipan undang-undang, kawalselia dan kewajipan kontrak
mengekalkan rekod dalaman untuk tujuan pentadbiran, audit dan pelaporan

(dirujuk secara kolektif sebagai “tujuan”)

Bagaimana Kami Mengumpul Data Peribadi?

Kami hanya akan mengumpul data peribadi dengan cara yang sah dan adil. Kami mengumpul data peribadi anda dari semasa ke semasa, apabila anda mengisi dokumen dan/atau borang secara fizikal dan/atau elektronik, berhubung dengan kami atau apabila anda memberikannya kepada kami sendiri secara sukarela, melalui telefon, laman web, dokumen sokongan atau daripada pihak ketiga yang telah menerima kebenaran anda.

Dengan memberikan data peribadi anda kepada kami, anda memberi kebenaran kepada kami untuk memproses data peribadi selaras dengan Notis ini, dan anda mengesahkan bahawa data peribadi yang telah diberikan adalah tepat dan lengkap, dan maklumat tersebut tidak mengelirukan atau telah tamat tempoh. Anda perlu dengan segera menghubungi kami untuk mengemas kini data peribadi sekiranya berlaku sebarang perubahan.

Akibat Tidak Memberikan Data Peribadi Anda?

Walaupun anda tidak diwajibkan untuk memberikan data peribadi anda kepada kami, kegagalan untuk memberikan maklumat yang diperlukan akan menjejaskan fungsi kami untuk memenuhi tujuan yang ditetapkan dalam Notis ini, termasuk tetapi tidak terhad kepada, menyediakan produk atau perkhidmatan kami, atau memenuhi kewajipan kontrak dan/atau undang-undang.

Bagaimana Kami Memastikan Maklumat Anda Selamat?

Perlindungan data peribadi anda adalah penting bagi kami. Kami mengambil berat tentang keselamatan data peribadi anda dan telah melaksanakan langkah-langkah keselamatan teknikal dan organisasi bagi melindunginya daripada kehilangan, salah guna, akses tanpa kebenaran, penzahiran, ubah suaian atau kemusnahan selaras dengan PDPA.

Berapa Lama Data Peribadi Anda Akan Disimpan?

Data peribadi anda akan disimpan bagi tempoh yang perlu untuk memenuhi tujuan pengumpulannya atau untuk sebarang tujuan lain yang sah mengikut undang-undang. Tempoh penyimpanan juga akan mempertimbangkan keperluan undang-undang, kawalselia, cukai, perakaunan atau operasi lain yang berkenaan. Selepas tamat tempoh penyimpanan dan/atau apabila data peribadi anda tidak lagi diperlukan untuk tujuan ini dan selaras dengan keperluan kontrak, kami akan mengambil langkah yang munasabah untuk memastikan data tersebut dimusnahkan, dipadamkan, dirahasiakan atau dialih keluar secara kekal daripada sistem kami.

Penzahiran Kepada Pihak Ketiga

Data peribadi anda mugkin akan dizahirkan kepada Jabatan Imigresen Malaysia (JIM); agensi kelulusan seperti Kementerian Pelancongan, Seni Dan Budaya Malaysia (MOTAC), Lembaga Pembangunan Pelaburan Malaysia (MIDA), Bank Negara Malaysia (BNM), Pihak Berkuasa Penerbangan Awam Malaysia (CAAM), Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM), Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN), agensi kerajaan dan kedutaan seperti bagi tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini.

Kami mungkin juga akan menzahirkan data peribadi anda kepada pihak ketiga, seperti penyediaan perkhidmatan pembayaran pihak ketiga dan mana-mana penyedia perkhidmatan lain yang terlibat untuk melaksanakan perkhidmatan bagi pihak kami, apabila perlu bagi tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini. Kami akan mengambil langkah-langkah yang sewajarnya untuk memastikan pihak ketiga tersebut memproses data peribadi anda hanya bagi tujuan data itu dizahirkan, serta mematuhi undang-undang perlindungan data yang terpakai dan obligasi kerahsiaan serta keselamatan yang sewajarnya.

Kami juga mungkin akan menzahirkan data peribadi anda dimana penzahiran tersebut diperlukan di bawah undang-undang, perintah mahkamah atau menurut garis panduan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa atau jika kami secara munasabah percaya mempunyai hak yang sah untuk menzahirkan data peribadi anda kepada mana-mana pihak ketiga atau bahawa kami akan mendapat persetujuan anda untuk perzahiran tersebut jika anda mengetahui tentang penzahiran tersebut atau penzahiran tersebut adalah untuk kepentingan awam.

Pemindahan Data Peribadi ke Luar Malaysia

Data peribadi anda mungkin akan dipindahkan, disimpan atau diakses dari luar Malaysia oleh penyedia perkhidmatan kami apabila perlu bagi tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini. Sekiranya pemindahan rentas sempadan berlaku, kami akan mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk memastikan data peribadi anda dilindungi dengan cara yang selaras dengan keperluan PDPA, serta memastikan langkah-langkah perlindungan kontraktual, organisasi dan teknikal yang sewajarnya dilaksanakan untuk melindungi data peribadi anda. Pemindahan sedemikian hanya akan dilaksanakan jika dibenarkan dibawah undang-undang yang terpakai dan bagi tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini.

Hak-Hak Anda Sebagai Subjek Data

Di bawah PDPA, anda mempunyai hak berikut:

a) Hak untuk mengakses

Anda berhak untuk meminta akses dan salinan data peribadi yang dipegang oleh kami.

b) Hak untuk membetulkan

Anda berhak untuk meminta kami untuk mengemaskini atau membetulkan data peribadi anda.

c) Hak untuk menarik balik persetujuan

Anda berhak untuk menarik balik persetujuan yang anda telah berikan untuk pemprosesan data peribadi tertakluk kepada undang-undang yang berkuatkuasa. Jika persetujuan anda untuk memproses data peribadi ditarik balik, ia akan menjejaskan fungsi kami untuk memenuhi tujuan yang disenaraikan diatas.

d) Hak untuk menghalang pemprosesan

Anda berhak untuk meminta kami memberhentikan pemprosesan data peribadi bagi suatu tujuan yang tertentu.

e) Hak kemudahalihan data

Anda berhak untuk meminta kami memindahkan data peribadi yang telah anda berikan kepada organisasi lain.

Penggunaan Kuki

Laman web kami mungkin menggunakan kuki dan teknologi pengesanan yang serupa untuk meningkatkan pengalaman pengguna, menganalisis trafik tapak laman web dan menyokong fungsi perkhidmatan kami. Kuki ialah data kecil yang disimpan dalam peranti anda bagi membantu mengenali aktiviti pelayaran pengguna dan membantu laman web berfungsi dengan lebih cekap. Anda boleh memilih untuk menyekat atau mengurus kuki melalui tetapan pelayar web anda, namun perlu mengambil perhatian bahawa ia boleh menjejaskan ketersediaan atau fungsi ciri tertentu laman web kami. Dengan terus menggunakan laman web kami, anda bersetuju dengan penggunaan kuki seperti yang diterangkan dalam Notis ini.

Pindaan Notis

Kami berhak untuk menggemas kini atau meminda Notis in dari semasa ke semasa. Sebarang pindaan akan disiarkan di laman web kami.

Selaras dengan Seksyen 7(3) PDPA, Notis is dikeluarkan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diutamakan.

Maklumat Untuk Dihubungi

Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, aduan atau ingin mengemukakan permintaan berkaitan pemprosesan data peribadi anda, sila hubungi Pegawai Perlindungan Data kami di: